Business Case: Stichting Voortgezet Onderwijs Parkstad Limburg

De Stichting Voortgezet Onderwijs Parkstad Limburg (SVO|PL) is een stichting van negen scholen in de regio Parkstad Limburg. De organisatie is het grootste onderwijsbestuur in de regio met ruim 6400 leerlingen en bijna 800 medewerkers. SVO|PL vindt het belangrijk dat medewerkers en leerlingen te allen tijde beschikken over een stabiele en betrouwbare draadloze toegang tot het internet. Daarom is het volldedige netwerkbeheer uitbesteed aan Open Line na een Europese aanbesteding. ICT project- en IBP-manager Danny Kokol licht de samenwerking met Open Line toe in deze case.

Uitdaging: een versplinterd, verouderd wifinetwerk

Hoewel SVO|PL één organisatie is, was er wat betreft de netwerkinfrastructuur sprake van een aantal verschillende ‘eilandjes’. Bij iedere school was het draadloze netwerk namelijk op een andere manier geregeld. De apparatuur was van diverse merken en kwam van verschillende leveranciers. Het interacteerde niet met elkaar. Daarom was het netwerk versplinterd en ‘sprak niet dezelfde taal’. Dat had weer tot gevolg dat het netwerk niet op een eenduidige manier te beheren was. De kwaliteit van het netwerk en de dekking verschilde enorm per school. Verder ontbrak bij de beheerders iedere vorm van inzicht in de prestaties van de netwerken, simpelweg omdat de techniek dat niet toeliet.

Danny Kokol vertelt hierover: “Wanneer we een klacht kregen over de verbinding, wisten we niet wat daaraan ten grondslag lag. We hadden totaal geen inzicht in wat er zich afspeelde op het netwerk. Bovendien was het netwerkbeheer niet op een efficiënte manier uit te voeren, omdat zich bij iedere school een andere situatie voordeed. We wisten dat de verbinding soms beperkt was en de apparatuur verouderd, terwijl het draadloze netwerk wel een steeds belangrijkere en meer uitgebreide rol krijgt in het onderwijs. Onze ICT’ers zijn bovendien geen experts op het gebied van wifi en switching. En ict verandert zo snel en is zo specialistisch, dat dit voor ons lastig bij te houden werd.”

Op naar een uniforme oplossing

Vanuit het bestuur kwam toen de vraag om een nieuw wifinetwerk uit te rollen voor alle scholen. Hierbij kwam Danny al snel tot de conclusie dat SVO|PL een partner nodig had om dit de realiseren: “We wisten dat we dit niet zelf moesten doen. Dat was, zeker gezien de staat van het netwerk, onbegonnen werk. We hadden de ervaring van een partner nodig. We wisten hierbij wel al precies wat we wilden hebben: een gestandaardiseerde wifi-oplossing, waarbij de prestaties en activiteiten van het netwerk eenvoudig zichtbaar werden. We hadden vanuit een Europese aanbesteding een raamovereenkomst met daarin verschillende partners. Met Open Line hadden we op het gebied van networking de juiste match, zij zagen precies in wat we nodig hadden. En zo hebben zij de Wifi-as-a-Service-oplossing ook ingericht.”

Meer weten over de kracht van WaaS? Download nu het e-Book Hoe u een robuust draadloos netwerk creëert zonder voorinvestering!

Een effectief plan van aanpak

SVO|PL gaf vervolgens Open Line het volledige beheer over het bestaande netwerk. Zo kon Open Line de moeilijkheden zelf ervaren en van daaruit een plan opstellen voor de nieuwe wifi-oplossing. In overleg met SVO|PL werd gezamenlijk een migratieplan opgesteld. Daarbij lag het voor de hand dat gebruik werd gemaakt van de oplossingen van Cisco. Danny zegt hierover: “Open Line is nu eenmaal Cisco-partner, dat was duidelijk en een meerwaarde. Wij werden vervolgens door hen meegenomen in de oplossingen van Cisco Meraki. En die bleken inderdaad perfect aan te sluiten op de uitdagingen van ons netwerk. We waren enorm verrast.”

Vlekkeloze implementatie

Bij de implementatie heeft Open Line alles in eigen beheer genomen. De access points werden bij Open Line afgeleverd, daar geconfigureerd en vervolgens door de installatiepartner opgehangen: “Dat werd allemaal geregisseerd door Open Line. Wij hebben daarvoor eigenlijk niets hoeven doen, behalve het doorgeven van onze wensen en het koppelen aan de juiste personen.” De ICT-ers van SVO|PL konden door met de dagelijkse werkzaamheden en hoefden alleen beschikbaar te zijn voor vragen en interne communicatie.

Inzicht dankzij Meraki

De overzichtelijke inrichting van Meraki biedt SVO|PL de kans om het gehele netwerk te monitoren vanuit één eenvoudig en overzichtelijk dashboard. “Daardoor is het beheer nu werkbaar voor onze ICT’ers, die hoeven niet meer zo diep in de materie te duiken. Ook hebben we nu overzicht: we kunnen precies zien welke problemen zich voordoen en kunnen deze eenvoudig (laten) verhelpen. Dat scheelt ontzettend veel tijd: het is nu storingen zien, in plaats van storingen zoeken. En komen we er nog steeds niet uit, dan zetten we de vraag gewoon door naar Open Line.”

Danny geeft een voorbeeld van de inzichtelijkheid van de Cisco Meraki oplossing: “Op één van onze locaties was de netwerksnelheid ontzettend laag. Bij de eerste Meraki-rapportage konden we al meteen zien wat de top tien bandbreedteverbruikers waren. Bij deze locatie kwamen we tot een opvallende ontdekking: het verbruik op één specifieke werkplek sloeg erg hoog uit. We dachten eerst eigenlijk dat iemand flink aan het downloaden was. Toen we de bewuste plek opzochten, bleek dat een conciërge uit gemak de beelden van de beveiligingsmonitoren live naar zijn eigen scherm videocastte. Oorzaak gevonden, probleem verholpen. Dit soort inzichten hadden we nooit gehad zonder die Meraki-rapportages.”

Advies

SVO|PL waardeert de korte lijntjes met de vaste contactpersoon van Open Line. Danny zegt hierover: “Al moet ik heel eerlijk zeggen dat we niet heel veel support issues hebben, omdat de Meraki-oplossing i.c.m. de Cisco-omgeving uitstekend werkt. Dat is het voordeel van de as-a-Service-oplossing: we weten dat het gewoon werkt. Wel hebben we ontzettend veel gehad aan het advies van Open Line. Hoe kunnen we de ene omgeving het best inrichten, hoe kun je de prestaties van de andere verhogen? Daar ligt voor mij de kracht van Open Line: ze denken uitstekend mee met jou en de organisatie. En met resultaat: de wifi wordt nu dankbaar gebruikt door alle medewerkers en scholieren. Zo goed zelfs dat we de capaciteit al moeten opschalen. Maar daar hebben we nu in ieder geval een goede partner voor. Zie het als een luxeprobleem.”